7 Tipps für den Management- und Projekt-Alltag

- Bewährte Methoden aus der Praxis, wie du dein Skillset erweitern kannst -

In diesem Beitrag bekommst du kurz und knackig 7 simple Methoden vorgestellt, die dir die Arbeit erleichtern und dich besser machen.

In der Uni oder der Ausbildung kriegt man viele Themen vermittelt – die wirklich praktischen Dinge lernt man aber meistens on the Job. Und genau daher stammen unsere 7 Tipps. Sie helfen beim Analysieren, Organisieren und Entscheiden sowie Kreativsein und Kommunizieren.

1) Klare Denkstruktur / Zielbasiertes Arbeiten

Zum Erfassen neuer Themen sowie Planen neuer Herausforderungen und Projekte ist es enorm wichtig mit einem klaren Kopf dort heranzutreten. Es geht darum eine praktische und einfach anzuwendende Denkstruktur zu haben. Genau dies geht mit dem sogenannten “Zielbasierten Arbeiten”. Für alle neu zu bewältigenden Themen wird das Ziel in den Vordergrund gestellt. Alle Fragen und Aufgaben werden anhand dieses Ziels bewertet. Es ergeben sich Kernfragen, wie “Welche technischen Lösungen gibt es?” oder “Wie hoch ist das Umsatzpotenzial?”, welche beantwortet werden müssen. Anschließend leiteten sich Möglichkeiten ab, das Ziel zu erreichen, die anhand von Kriterien bewertet werden müssen. Eine genaue Erklärung der Methode findest du in diesem Beitrag.

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2) Entscheidungsfindung

Wo wir gerade bei Kriterien waren … Ein besonders praktisches Instrument, um Kriterien zu bewerten und zu einer Entscheidung zu kommen, ist das Scoring-Model. Nach der Erhebung von Kriterien werden diese zueinander gewichtet und pro Möglichkeit mit einer Note bewertet. Hieraus berechnet sich ein gewichteter Durchschnitt pro Möglichkeit. Anhand des Rankings lässt sich dann die beste Möglichkeit ablesen. Lies hier mehr!

Tipp:

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3) Briefings

Um einen wichtigen Termin optimal vorzubereiten, lohnt es sich im Vorfeld eine Email/Unterlage mit Infos zu verschicken. So können sich alle Teilnehmer bereits vorher in das Thema einlesen und man spart Zeit im Termin. Ebenfalls können so kritische Fragen individuell im Vorfeld geklärt werden, was die Herleitung einer Lösung deutlich erleichtern wird und auch Konflikte verhindern kann.

Eine weitere Funktion eines solchen Briefings ist die Adressierung von „Hausaufgaben“ an Teilnehmer, sodass diese zum Beispiel Antworten auf Fachfragen direkt in den Termin mit einbringen können.

4) Ergebnisse & Nächste Schritte

Bromorrow

In Meeting wird viel geredet. Es wird diskutiert, beraten, abgestimmt und letztlich soll es vorangehen. Dumm nur, dass jeder Teilnehmer oft mit einem unterschiedlichen Verständnis aus dem Meeting geht. Ebenfalls sind die Themen im Arbeitsalltag schnell wieder vergessen oder noch schlimmer – es wird behauptet, das wäre nie so besprochen wurden und ein Konflikt entsteht.

Aus diesen Gründen ist es wichtig, als Verantwortlicher des Termins im Nachgang ein Protokoll zu erstellen. Ja, es macht keinen Spaß, ABER es ist notwendig. Praktisch ist das Festhalten von besprochenen Themen getrennt nach “Ergebnisse” und “Nächste Schritte”. So ist einmal klar, was feststeht und wie es weitergeht. Bei den nächsten Schritten ist es zudem wichtig für jede Aufgabe einen Verantwortlichen & eine Deadline festzulegen. Nur so wird auch etwas getan werden und du kannst dich hierauf jederzeit wieder berufen.

5) Ideenfindung

Immer wieder kommen Situationen auf, in denen man neue Ansätze und Ideen brauch. Dabei lohnt es sich dies als Gruppe zu tun und die Köpfe zusammenzustecken. Ein nützliches Vorgehen dabei ist die Visualisierung, das heißt alles aufzuschreiben und für jeden sichtbar zu machen. Nutze Post-its. Jeder bekommt einen Stapel und kann dort seine Ideen aufschreiben. Anschließend werden diese reihum an einer großen freien Wand gesammelt. Dies zeigt nicht nur, wie viel gute Ideen man hat, sondern inspiriert auch zu weiteren. Im Anschluss können die Ideen mit den Post-its strukturiert werden. Sie können nach Themenbereichen sortiert, gebündelt und zusammengefasst werden.

Der nächste Schritt wäre nun die Bewertung: Jeder Teilnehmer kann die für ihn sinnvollsten Ideen auswählen. Dies kann man zum Beispiel mit Klebepunkten umsetzen. Jeder bekommt 5 Klebepunkte und klebt diese auf seine Favoriten-Post-its. Danach wird ausgezählt und es entsteht bereits eine Priorisierung, mit der praktisch weitergearbeitet werden kann.

Post-its-Bromorrow

6) PowerPoint-Deck optimieren

Mach Schluss mit unverständlichen, vollgeklatschten PowerPoint-Folien. Nach Expertenmeinung müssen Folien vor allem zweierlei sein: simpel und einprägsam.

Daher merke dir folgende Regeln:

  • Eine Botschaft pro Folie
  • Minimalistische Designs zur Visualisierung (statt Texte oder komplexer Darstellungen)
  • Größeneffekte nutzen: Das Größte = Das Wichtigste
  • Kontraste nutzen, um hervorzuheben und Sichtbarkeit zu gewährleisten
  • Nicht mehr als 6 Objekte pro Folie

Tipp:

Diese und viele weitere Infos zum Halten besserer PowerPoint-Folien liest du in unserem Beitrag: Richtig präsentieren mit PowerPoint

7) Kontrolle durch Cross-Checks

Nichts ist unangenehmer als mit falschen Zahlen vor den Chef zu treten. Geschweige denn, wenn diese Zahlen zu einer falschen Entscheidung führen. Umso wichtiger ist es daher, Analysen, Reportings und Entscheidungsvorlagen genau zu prüfen. Unser Tipp: Präge dir ein Daten immer via Excel-SVerweis gegenprüfen oder Cross-Checks der Zahlen zu machen. Eine Prüfung per SVERWEIS bedeutet, dass du die Funktion anwendest, um zugehörige Daten gegen deine Ergebnisse zu legen und zu schauen, ob diese korrekt/plausibel sind (So funktioniert der SVERWEIS!). Das geht natürlich nicht immer an allen Stellen, aber für diesen Fall sind dann Cross-Checks wichtig: Picke dir einzelne wichtige Zahlen raus und rechne nach, ob diese im Kontext Sinn ergeben. Sollten deine Stichproben passen, kannst du die Unterlage guten Gewissens weitergeben.

Hast du noch weitere hilfreiche Tipps aus der Praxis, kommentiere gerne unter diesem Beitrag oder schreibe uns via Email.

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