- Make Work Visible -
Kanban (ursprünglich aus dem Japanischem für „Signalkarte“) ist ein Verfahren der Prozesssteuerung, das vor allem Einzug in die Softwareentwicklung erhalten hat. Jedoch kann es auch für jeden Menschen individuell Vorteile haben, die Methodik von Kanban anzuwenden.
Wenn der Mensch Eines nicht kann, dann ist es Multitasking. Es ist wissenschaftlich bewiesen, dass die gleichzeitige Bearbeitung von Aufgaben die Qualität verschlechtert und ebenso negativ auf das Wohlbefinden einwirkt. Im Alltag und im Job jedoch ist es Gang und Gebe, dass verschiedenste Aufgaben zu bewältigen sind.
Genau hier hilft Kanban dir, dich richtig zu organisieren.
Wie funktioniert Kanban?
Kanban limitiert die Anzahl der Aufgaben, die du aktiv bearbeitest. Dabei fungiert die Kanban-Methode wie ein Trichter, der alle Aufgaben aufnimmt, jedoch immer nur Stück für Stück welche hindurchlässt, die du dann bearbeitest. Somit kommen die Aufgaben immer nur nacheinander und passen sich deiner Kapazität an.
Das hat Vorteile:
- Du identifizierst die wichtige Arbeit und ordnest sie zeitlich ein
- Deine aktive Arbeit wird sichtbar
- Du arbeitest statt parallel nun effizient an einer Aufgabe
- Keine Überladung mit Aufgaben mehr
Wie setze ich Kanban um?
Oberster Grundsatz bei Kanban ist „Make work visible“ – Mache Arbeit sichtbar. Daher legst du dir bei Kanban eine Art Board an, dass die Trichterfunktion erfüllt.
Dieser kann wie folgt aussehen:
- „To Do“ ist dein Ablageort für Aufgaben – dein sogenannter Backlog.
- „Doing“ umfasst die Aufgaben, die zurzeit aktiv bearbeitest. Es zeigt dein Arbeitspensum an und damit auch deine Kapazität. Achte darauf nicht zu viele Aufgaben auf einmal hier stehen zu haben. Setze dir bewusst ein passendes Limit, dass jedoch nicht höher als 3 liegen sollte.
- „Done“ ist der Zielort. Hier kommen alle Aufgaben, die du abgeschlossen hast und damit deinen Erfolg anzeigen.
Aufgaben schiebst du damit sichtbar von links nach rechts. Dies hilft dir den Überblick zu behalten, dich zu fokussieren und effizient zu sein, gleichzeitig aber nicht zu übernehmen.
Du kannst übrigens beliebig Spalten hinzufügen, wie z.B. „Waiting für Arbeitspakete, die noch keine To Dos für dich sind oder „On Hold“ für pausierende Aufgaben. Ebenso kann eine „Fastlane“ für dringende Adhoc-Anfragen bzw. Ausnahmen sinnvoll sein. Das liegt ganz bei dir.
Welche Tools gibt es?
Klassischer Weise kannst du dir ein Kanban-Board auf einer Tafel, einem Whiteboard oder einer anderen freien Wand gestalten. Du brauchst lediglich einen Edding oder schwarzes Klebeband für die Linien und einen Stapel Post-Its, die du mit den Aufgaben beschriftest. Je nach Bedarf kannst du auch Details, Deadlines und Stakeholder mit auf das Post-It schreiben.
Ebenfalls möglich: Eine Miniatur-Kanban-Board. Einzig ein Notizbuch, ein Stift und Post-Ist sind nötig, um ein tragbares Kanban-Board für den Alltag zu erstellen.
Natürlich gibt es auch eine Menge digitaler Tools, die es leicht machen, sich ein Kanban-Board zu erstellen und jederzeit darauf zuzugreifen.
Kostenlos nutzbar sind:
Meistertask (siehe Bild unten): https://www.meistertask.com/de
Trello: https://trello.com/de
Kanbanchi: https://www.kanbanchi.com/
Taiga: https://tree.taiga.io/
KanbanBoard: https://www.microsoft.com/en-us/p/kanban-board/9wzdncrdpfl0?activetab=pivot:overviewtab#
