- Wie du das Chaos bändigst und Entscheidungen herbeiführst -
Im Folgenden erfährst du wie du mit einem einfachen Vorgehen eine Projektplanung durchführt und eine Struktur aufsetzt, die dir und allen Beteiligten Orientierung gibt. Dieses Vorgehen Projekte zu planen wird ist eine Grundvorraussetzung für Erfolg im Projektmanagement.
Projektplanung: Die Ausgangslage
Als Neuling im Arbeitsleben wird man mit einer riesigen Fülle von Informationen überhäuft. Alles ist neu, fremd, unbekanntes Territorium. Nur durch den Input der Kollegen schafft man es langsam sich einzuarbeiten. Und zum Glück muss man noch keine Entscheidungen treffen, schließlich sind diese nochmal von einem anderen Kaliber. Seine alltägliche Arbeit zu machen ist das Eine, eine zukunftsweisende Entscheidung in voller Verantwortung zu treffen etwas völlig Anderes. Wie soll man nur bei der Masse unterschiedlicher Informationen, Interessen, Szenarien und Möglichkeiten das Richtige unternehmen? Die Lösung kann alles und nichts sein und ehe man sich versieht bricht das Chaos über einen herein.
Im Projektmanagement und in agilen Umfeldern zählt diese Situation beinahe zur Tagesordnung. Jeder hat eine andere Sichtweise, jeder will irgendwie mitreden. Es gibt zig verschiedene Anforderungen und der Manager ist gefordert den Weg vorzugeben und alle Beteiligten über ihn ins Ziel zu führen. Kommt dir das bekannt vor? Perfekt. Denn genau dann musst du klar und strukturiert eine Projektplanung durchführen und die folgende Methode wird dir dabei helfen. Wenn nicht, lohnt es sich trotzdem weiterzulesen, denn viele Dinge im Leben sind ähnlich kompliziert wie ein Projekt auf der Arbeit.
Die Projektplanungs-Methode
Im Folgenden gibt dieser Beitrag dir eine Methodik an die Hand, wie du in einer solchen Situation handeln kannst, das Chaos sicher ordnest und die Aufgabe auf die Zielgerade führst.
Dabei sind 4 Schritte zum Projekte planen und strukturieren essenziell und du solltest sie verinnerlichen:
- Ziele
- Kernfragen
- Bewertung der Möglichkeiten
- Kommunikation
Es handelt sich hierbei um ein klassisches Top-Down-Vorgehen.
1. Schritt der Projektplanung: Ziele festlegen
Am Anfang der Projektplanung steht die Frage, was sind die konkreten Ziele des Projekts? Du solltest hierbei konkret aufschreiben, was damit erreicht werden soll und woran dies festzumachen ist.
Variablen, die als Zielgröße zutreffend sein können, sind zum Beispiel:
- Umsatz- / Gewinnsteigerung
- Zusätzlicher Service am Kunden
- Imageverbesserung
- Skalierbarkeit
- Schnelle Umsetzung
Natürlich sind je nach Projekt, Branche und Unternehmen sehr unterschiedliche Ziele möglich und es gilt die Strategie des Unternehmens zu berücksichtigen.
2. Schritt der Projektplanung: Kernfragen bestimmen
Zweitens sind konkrete Kernfragen im Kontext der Ziele zu formulieren. Sie betreffen die jeweiligen Charakteristiken des Projekts, seine Herausforderungen und Umstände.
Mögliche Kernfragen sind:
- Welche Varianten sind möglich und was beinhalten sie?
- Was sind die einzelnen Kriterien, nach denen die Varianten zu bewerten sind? Dabei sind nun die verschiedenen Ausgestaltungsmöglichkeiten im Kontext der Zielsetzung zu erörtern, wie beispielsweise:
- Kosten- & Zeitaufwand
- Komplexität
- Beitrag zur Orientierung des Kunden
- Service-Erweiterung
Diese Kriterien sind von den Zielen heruntergebrochen und dienen für sie als Indikatoren. Sie erlauben folglich eine klare, objektive Bewertung.
- Wie schneiden die einzelnen Varianten entsprechend innerhalb der Kriterien ab?
3. Schritt der Projektplanung: Bewertung durchführen
Drittens wird die Bewertung der Kernfragen durchgeführt. Die recherchierten Varianten werden anhand von Daten relativ zueinander bewertet.
Beispiel: Einführung neuer Sortimente
Ziele:
- Umsatz- und Gewinnerhöhung
- Kundenzufriedenheit
Kernfragen
- Welche Sortimente sind möglich?
- Wie sind die versch. Sortimente hinsichtlich
- Absatzpotenzial
- Kundenwahrnehmung
- Beschaffungskomplexität
- Gewinnmarge
- Fit mit Sortimentsstrategie
zu bewerten?
Die Bewertung kann optimaler Weise anhand einer Matrix erfolgen und wie folgt aussehen:
Trotz Vorteile bei allen Varianten, fallen so beispielsweise klare Business-Blocker schon in der Projektplanung auf wie die kritische Kundenwahrnehmung bei Sortiment B. Genauso wird eine Tendenz, welche Variante gesamt die sinnvollste ist deutlich: Hier Sortiment C, weil Absatz- und Gewinnpotenzial entsprechend der Zielsetzung hoch sind und keine negativen Hemmnisse bestehen. Im echten Fall sind die einzelnen Bewertungen selbstverständlich ausführlicher mit Daten und Einschätzungen zu füttern als dieses Beispiel.
4. Mit dem Konzept aus der Projektplanung kommunizieren
Im Anschluss erhältst du so eine klare Richtung, um das Projekt zu strukturieren. Ein fundiertes Konzept mit klaren Zielen und klaren Kernfragen, mit dem du jederzeit Begründungen aufführen und Unklarheiten klären kannst.
Mit diesem Konzept kannst du aus der Planung heraus nun Schritt Vier angehen, die Kommunikation. Dabei kannst du deinen erarbeiteten Stand in Dialogen und Abstimmungen nutzen, um die einzelnen relevanten Stakeholder ins Boot holen. Sie werden es dir mit Lob danken, dass du so strukturierst an das Projekt herantrittst. Schließlich ist es auch für sie schwer zu fassen und kaum überschaubar. Selbstverständlich können sich infolgedessen immer nochmal Feedback und kleine Änderungen ergeben. Aber so lange du strukturiert und begründet geplant und vorgearbeitet hast, gibst du die Leitlinien vor, an dem sich das Projekt in die operative Umsetzung bewegt.
