Richtig präsentieren mit PowerPoint

- Was einen guten Vortrag ausmacht -

In diesem Beitrag wird die vorgestellt, was einen guten Vortrag ausmacht und wie du richtig mit PowerPoint präsentierst.

Wie oft sieht und hört man schlechte Präsentationen? Schier endlose Aufzählungen von Informationen, ein uninspirierter Vortragender und gnadenlos vollgeklatschte PowerPoint-Folien. Oft ist es nur dem professionellen Zwang oder der Höflichkeit geschuldet, dass das Publikum nicht wegnickt. Die Botschaft – sofern es überhaupt eine gab – wird allerdings nicht haften bleiben.

Das wollen wir ändern!

Was macht eine gute Präsentation aus? Welche Inhalte sollten vermittelt werden? Wie kann der Zuhörer erreicht werden? Wie ist das „Deck“, also die PowerPoint-Präsentation, zu gebrauchen? Und welche Dinge gibt es sonst noch zu beachten?

Auf diese Fragen soll in den folgenden Abschnitten eingegangen werden. Außerdem findest du das ganze nochmal kompakt für dich als Checkliste.

1. Starte mit einer Idee

Bromorrow-Vogel

Am Anfang einer guten Präsentation steht immer eine Idee. Worum geht es eigentlich? Was ist der Kern des Ganzen? Gebe deiner Präsentation eine einzelne zentrale Idee, an der du dich entlang bewegst.

Im Folgenden geht es darum diese Idee mit weiterem Leben auszuschmücken. Du willst deine Idee bekannt machen?  Überlege dir Gründe und Motive, warum Menschen ihr folgen könnten. Verwandle deine Ideen anschließend in konkrete Handlungen. Was sollte getan werden? Eine zentrale Idee zu haben und diese Stück für Stück zu entwickeln, ist Kern einer Präsentation.

<< Eine zentrale Idee zu haben und diese Stück für Stück zu entwickeln, ist Kern einer Präsentation. >>

Merke:

  • Platziere eine einzelne zentrale Idee
  • Gebe Menschen Gründe der Idee zu folgen
  • Verwandle deine Idee in Handlungen

2. Entwickle und präsentiere ein Ziel

Des Weiteren geht es um die Intention deines Vortrags. Überlege dir genau: Was will ich mit der Präsentation erreichen? Eine Präsentation kann verschiedene Ziele haben, die auf unterschiedliche methodische Weise erreicht werden. Sie kann dafür da sein Ansichten zu erfragen oder zu informieren. Ebenfalls kann sie die Absicht haben, die Zuhörer von etwas zu überzeugen und zu einer konkreten Handlung aufrufen. Wenn die Idee die Seele des Vortrags ist, ist das Ziel das Herz.

Merke:

Mögliche Ziele einer Präsentation:

  • Ansichten erfragen
  • Informieren
  • Überzeugen
  • Appellieren/Aufrufen

3. Entwickle eine Story

Bromorrow

Im Folgenden müssen Idee und Ziel zusammengebracht und daraus eine Geschichte entwickelt werden. Du hast die Idee einer neuen Produktionstechnik und willst deine Zuhörer von dessen Umsetzung überzeugen? Dann vermittele ihnen genau dies in einer großen, abgerundeten und greifbaren Geschichte. Storytelling ist das Kunsthandwerk des Präsentierens. Menschen lieben Geschichten. Das war schon immer so. Schon immer kommunizierten Menschen in Geschichten, um etwas zu erklären. Ein besonders bekanntes Beispiel hierfür ist die Bibel. Überlege dir eine Art Geschichte für deine Präsentation und führe deine Zuhörer an einem roten Faden entlang bis sie am von dir vorgesehen Ziel ankommen. Baue deinen Fakten und Informationen in die Erzählung ein. Nutze Vergleiche und Metaphern und kommuniziere in einprägsamen Bildern. Am Ende gibt es genau ein Ende der Geschichte, nämlich das Ziel zu vermitteln, das du verfolgst. Du gibst vor, was die Zuhörer aus dem Vortrag mitnehmen sollen.

Hier ein paar ypische Arten von Storylines, derer du dich klassischerweise bedienen kannst:

Storylines:

  • Das Monster bezwingen: David gegen Goliath (Underdog Story)
  • Wiedergeburt: Erneuerung von Etwas
  • Vom Tellerwäscher zum Millionär
  • Die Aufgabe: Mission von A zu B wie bei Herr der Ringe
  • Die Reise (und Rückkehr): Veränderung durch eine Reise
  • Die Tragödie: Storys über dunkle Geschehnisse und Erfahrungen (Shakespeare)
  • Die Komödie (sehr beliebt)

Mehr zu Storytelling erfährst du in diesem Video auf Youtube: The magical Science of Storytelling

4. Schaffe die richtigen Rahmenbedingungen

Nachdem wir den Inhalt abgehakt haben, geht es um das Drumherum. Auch die richtigen Rahmenbedingungen können über Gelingen und Fehlschlag entscheiden. Daher gilt es die Variablen Zeit, Raum und Ausstattung richtig zu planen.

Erstens plane immer genügend Zeit ein. Besser zu viel als zu wenig, damit es während deines Vortrags nicht hektisch wird. Sorge ebenfalls dafür, dass jeder Teilnehmer auch genug Zeit mitbringt. Einzelne Teilnehmer, die zu spät kommen oder früher gehen, bringen auch Unruhe mit. Zudem wähle die Terminzeit mit Bedacht: Zum Mittagstief ist kaum jemand aufnahmefähig, zu spät abends kann allerdings auch eine nicht mehr produktive Zeit sein. Am aufnahmefähigsten sind Menschen in der Regel am Vormittag.

Der zweite Faktor ist die Örtlichkeit.  Je nachdem, was du vorhast, kann mehr oder weniger Platz erforderlich sein. Vielleicht wären Getränke und Snacks nützlich. Prüfe dabei auch, ob Lärmbelästigung, ungünstiges Licht oder Ähnliches ausgeschlossen werden kann und für ein angenehmes Klima gesorgt ist.

Drittens ist die technische Ausstattung essenziell. Halte adäquate Technik parat und kontrolliere eindringlich, dass sie auch funktioniert. Nichts ist nerviger als nicht funktionierende Mikros, Beamer oder Klicker.

Als letzter Aspekt gilt: Halte eine Präsentation nur, wenn auch Interesse dafür da ist. Ein uninteressiertes Publikum bleibt im Normalfall undankbar.

Merke:

  • Plane genügend Zeit ein
  • Wähle die bestmögliche Terminzeit
  • Wähle einen passenden Ort und schließe Störfaktoren aus
  • Sorge für genügend Raum
  • Besorge und prüfe adäquate Technik
  • Versichere dir das Interesse
Bromorrow

5. Interagiere mit dem Publikum

Nun sind wir auch schon direkt beim Publikum angelangt. Es ist von hoher Wichtigkeit zu wissen, wer dort sitzt. Kenne dein Publikum! Wer ist der Boss? Wer sind mögliche Kritiker? Wer unterstützt dich? Diese Person kannst du positiv in deine Präsentation integrieren, indem du sie mit dir interagieren lässt. Was sind für die Zuhörer spannende Themen? Aus welchem Umfeld kommen sie? Bereite dich darauf vor. So kannst du unter anderem die passende Sprache verwenden: Relevante Begriffe kennen und benutzen, unbekannte Begriffe erklären und unpassenden Jargon vermeiden.

Merke:

  • Kenne dein Publikum: Entscheider, Kritiker, Unterstützer
  • Hab Wissen über den Hintergrund deines Publikums
  • Verwende die passende Sprache

6. Erstelle effektive PowerPoint-Folien

Zu guter Letzt geht es nun um die PowerPoint an sich. Im Unternehmensalltag und Co wird das Programm oftmals zu Folienschlachten verwendet und auf unschöne und vor allem nicht einprägsame Weise missbraucht. Natürlich kann man volle Folien erstellen, die mit ellenlangen Texten von Infos und Fakten gefüllt sind – allerdings nur zur Doku oder Entscheidungsvorlage, nicht aber für eine Präsentation. Für eine Präsentation gelten vor allem die folgenden fünf Aspekte zu beachten:

Stelle eine Botschaft pro Folie dar. Wenn es beim Zuhörer haften bleiben soll, sollte ein Bild – die Folie – mit einer Aussage verknüpft sein. Das macht es einfacher und eindringlicher.

Nutze zudem ein minimalistisches Design zur Visualisierung. Statt Texte und komplexer Darstellungen sind beispielhafte Bilder und Symbole viel geeigneter, da sie verständlicher sind und die Sinne ansprechen.

Des Weiteren solltest du Größeneffekte nutzen. Stelle das wichtigste Element deiner Folie auch als das Größte dar. Das Augenmerk des Zuschauers fällt immer zuerst darauf und bleibt haften.

Ein weiteres Instrument sind Kontraste. Durch das Abheben von Elementen durch konträre Farbgebungen stechen sie hervor und erhöhen die Sichtbarkeit.

Der letzte Aspekt ist eine einfache Regel, die dir hilft, deine Präsentation zu optimieren: Stelle nie mehr als 6 Objekte pro Folie dar. Alles, was darüber hinausgeht, überfordert unter Umständen die Aufnahmefähigkeit und Fokussierung deiner Zuschauer. Mit maximal 6 Objekten hebst du das Wesentliche hervor und erstellst verständlichere Folien.

Ein sehr gutes Video mit Beispielen genau zu diesem Thema findest du auf Youtube: Death by Powerpoint

Merke:

  • Eine Botschaft pro Folie
  • Minimalistische Designs zur Visualisierung
  • Größeneffekte nutzen: Das Größte = Das Wichtigste
  • Kontraste nutzen zum Hervorheben
  • Nicht mehr als 6 Objekte pro Folie

Abschließend findest du hier die Checkliste aller Punkte für dich zum Download:

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